İnsan kaynakları departmanlarının ilgilendiği en önemli konulardan biri izin yönetimi süreçleridir. Personel yönetiminin bir parçası olan izin yönetimi şirket içerisinde çalışan personelin izinlerinin planlanması, onay süreçleri, izinlerin kaydedilmesi ve raporlanması adımlarını içerir. Kurumsal şirketler için oldukça önemli olan izin yönetimi süreçleri personelin şirkete aidiyetinden çalışma motivasyonuna kadar pek çok noktayı doğrudan etkiler.
İzin yönetim süreçlerini en iyi şekilde organize etmek insan kaynakları ve personel açısından çeşitli kolaylıklar sağlar. Yeni nesil izin yönetimi sistemleri sayesinde şirket içinde yürütülen izin yönetimi süreçleri daha verimli hale getirilebilir. İzin, onay ve takip süreçlerinde etkin yönetim imkanı sunan sistemler ile İK ekiplerinin iş yükü azalır ve hesaplama süreçlerinde yaşanabilecek aksaklıklar en aza indirilir. Peki, personel izin yönetimi neden önemlidir ve izin süreçleri nasıl kolaylaştırılır? Bu yazımızda personel izin yönetimine dair öne çıkan konu başlıklarını bulabilirsiniz.
İzin yönetimi genel olarak şirketlerde görev alan personelin yıllık ücretli veya ücretsiz izinlerinin, çalışma programlarıyla ve varsa vardiya planlamalarıyla uyumlu şekilde yönetim sürecidir. İK çalışanları tarafından takip edilen personel izin süreçleri; çalışanların izin talep etme, onaylama, planlama, izinleri kayıt altına alma ve raporlama adımlarını kapsar. Şirketlerdeki izin türleri arasına yıllık izin, babalık izni, ücretsiz izin, rapor, iş arama izni gibi izin türleri öne çıkar. Bunun yanında bazı firmalar çalışanlarına ekstra izin imkanı tanıyarak özel günler, bayramlar ve tatilleri birleştirme ve izin uzatma gibi ayrıcalıklar sunabilir. Buna örnek olarak doğum günü izni, regl izni gibi izin türleri gösterilebilir. Özellikle çok sayıda şubeye ve çalışana sahip olan firmalar için vardiya ve mesai yönetiminin yanında izin yönetimi de önemli konularındandır. Çalışanların fazla mesai süreleri de izin yönetimi dahilinde takip edilmesi gereken başlıklar arasındadır.
İşletmelerde çalışanların izin düzenini oluşturmak ve takip altına almak eskiden yorucu, hataya açık bir görev iken günümüzde yeni nesil izin modülü sistemleri ile izin alma süreçleri daha etkin şekilde yönetilebilir. Bu sayede İK çalışanlarının iş verimliliği ve performansı artarken sistemde oluşabilecek yanlışlıkların da önüne geçilebilir. Ek olarak yeni nesil sistemlerde izin modülü süreçlerini şirketin esnek izin kültürüne adapte edebilmek ve süreci tamamen şirketin planlamasına göre uyarlayabilmek mümkün olur. Bu da yönetim alanında şirketlere ekstra faydalar sağlar.
İzin yönetim süreçleri işletmelerde sadece işlerin aksamadan sürmesi açısından değil, aynı zamanda yasal yükümlülükler açısından da son derece önemlidir. Hızla gelişen iş dünyasında personele tanınan yasal hakların takip edilmesi, izin ve fazla mesaiden doğan ücretlerin ödenmesi ve izin sürelerinin tespiti yasal hak ve yükümlülükler açısından gereklidir.
Öte yandan firmalar tarafından personel izin yönetiminin doğru bir şekilde yapılması izin kullanan çalışanların şirket aidiyetini artırırken iş motivasyonuna da katkı sağlar. Çalışanlar, adaletli bir şekilde yürütülen izin süreçleri sayesinde şirkete daha fazla katkı yapma isteği hisseder. Böylece çalışan performansında artış ve kendini geliştirmeye açık olma durumları gözlemlenebilir. Psikolojik açıdan şirketten destek gördüğünü hisseden çalışanlar kendilerini firmanın bir parçası olarak görebilir.
Diğer taraftan etkin bir izin yönetiminin yürütülmesi, hak edişlerin hatasız hesaplanması, tüm sürecin şeffaf bir şekilde gerçekleştirilmesi işletmelerin hukuki ve etik açıdan karşılaşabileceği sorunları azaltır. Böylece şirket kurumsal güvenilirliğini ispatlarken marka değeri de artış gösterir.
Sistematik izin yönetim süreçleri ile personelin ne zaman izne ayrıcalığı ve gerekli tüm prosedürler en ince ayrıntısına kadar izlenir. Bu da işletmede yaşanabilecek iyi organize edilmemiş izinlerden kaynaklı iş kayıplarının önüne geçer, şirket verimliliğinin azalmasını engeller. Dijital ortamda profesyonel şekilde hazırlanmış izin takvimi sayesinde personelden kaynaklı öngörülemeyen kriz ve sorun yaşama ihtimali ortadan kalkmış olur.
Personel izin yönetiminin doğru şekilde yapılması sayesinde acil durum senaryoları daha rahat bir şekilde oluşturulabilir. Belirli dönemlerde acil personel ihtiyacı öngörülerek işlerin sekteye uğraması engellenir. Buna ek olarak geçici önlemler ve gerekirse ek iş gücü desteği alınarak her türlü risk planlaması yapılır ve iş akışı daha rahat ilerler. Şirket iş gücü kaybından kaynaklı müşteri memnuniyetsizliği sorunlarını en aza indirir.
Tüm bunların yanında yeni nesil çalışma kültürünü benimseyen şirketler hibrit ve esnek çalışma planlamalarına göre izin yönetimi süreçlerini ele alabilir. Z kuşağının beklentileriyle örtüşen hibrit çalışma modeli esasına göre düzenlenen izin yönetimiyle birlikte toplu yıllık izin kullanımı yerine belirli dönemlerde kısa süreli izin planlaması yapılabilir ve çalışanların ihtiyaçlarına uygun çözümler sağlanabilir. Böylece izin yönetimi şirketteki her türlü çalışan profiline uyarlanarak farklı kuşakların beklentilerine cevap verebilir.
Şirketlerde izin yönetimi sürecinin dijitalleşmesi iş akışında birçok kolaylığı da beraberinde getirir. Planlama ve organizasyon sorunlarını ortadan kaldıran dijital İK modülleri sayesinde izin yönetim süreçleri çok daha profesyonel ve verimli hale gelir. Çalışan taleplerinin anlık olarak görülmesi, hızla değerlendirilmesi ve onaylanması iş süreçlerinin akışkan bir hızla ilerlemesine yardım eder. İşte izin yönetim süreçlerini kolaylaştırmak için yapılabilecekler:
Dijitalleşmenin getirdiği kolaylıklardan biri olan izin yönetim modülleriyle personel izin planlamasında mobil uygulama veya bilgisayarlar üzerinden izin talep etme, yönetici tarafından hızlı izin değerlendirme ve onay gibi konularda esneklik kazanabilirsiniz. Vardiya ve izin süreçlerinin tek bir yerden yönetilmesi sayesinde vardiya planına en uygun izin takvimini oluşturmak mümkün olabilir. Ayrıca mobil uygulamalar üzerinden izlenen izin takvimi personelin izin haklarını görmesine ve buna uygun biçimde izin planlaması yapabilmesine de olanak tanır.
Dijital İK modüllerinde izinler kullanıldıkça bakiye eksilir, çalışanın yılı doldukça hak edişi otomatik olarak eklenir. Bu yapı sayesinde kimin ne kadar izni var, bakiyesini düştük mü, yılı dolan çalışana bakiyesi yüklendi mi veya bu çalışan kaçıncı yılını doldurdu ve kaç gün izin hak etti gibi sorular sormanıza gerek kalmaz. Sistem sizin için tüm bunları takip eder ve otomatik olarak yeri gelen işlemi yapar. Bu sayede hem sizin gözünüzden kaçan bir durum olmaz hem de güvenilir, yasal ve etik bir izin yönetimi süreci sağlanmış olur.
İşletmenizde ihtiyaç duyulan anda ihtiyaç duyulan çalışanların hazır bulunması önemlidir. Bu nedenle izin planlaması yapılırken bu durumlar da göz önünde bulundurulmalıdır. Aynı pozisyonda bulunan iki kişiye aynı anda izin verildiğinde işlerin aksayacağı kesindir. Manuel yöntemlerle yapılan izin yönetiminde bu tarz durumlarla karşılaşılması daha olasıdır. Ancak dijital İK modülleri ile izin planlaması ve takibi tek bir ekrandan kolaylıkla yapılabildiği için izin planlaması yapılırken bu durumlar göz önünde bulundurulabilir ve eksik personelle çalışmanın önüne kolaylıkla geçilebilir.
Shiftplanner’da vardiya yönetiminin yanında en önemli konulardan birisi de izin yönetimidir. Yıllık izin, özel izin ve günlük izin olmak üzere üç kategoride tüm izin türlerinizi tanımlayabilir ve kullanılmasını sağlayabilirsiniz. Çalışanlarınız izin talep edebilir, yöneticiler talepleri onaylayabilir ve izin planlayabilir. Kullanılan tüm izinler detaylı bir şekilde raporlanabilir.
· Yıllık izinde işe giriş tarihine göre izin hakedişlerini ayarlayabilirsiniz. Yılı dolan çalışana hakedişi otomatik tanımlanır.
· Özel izinlerde babalık izni, evlilik izni gibi blok halinde kullanılan izin türlerini tanımlayabilirsiniz.
· Günlük izinlerde ise rapor, ücretsiz izin, alacak izin, doğum günü izni gibi bir veya birden fazla gün olarak kullanılabilecek izinleri tanımlayabilirsiniz.
Ayrıca izin tanımlamalarında ihtiyaç duyduğunuz önemli detayları da ekleyebilirsiniz.
· Yarım gün kullanım
· Saatlik kullanım
· Eksi bakiye hakkı
· Ücretli / ücretsiz izin
· İzin formu gerekliliği
· Aktif / pasif izin
Shiftplanner ile izin yönetim süreçlerinizi daha kolay, hızlı ve verimli bir hale getirebilirsiniz. Detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
