Personel özlük dosyaları insan kaynaklarının çalışanları takip etmesi ve yasal mevzuatları yerine getirmesi açısından düzenlemesi gereken evraklar bütünüdür. Personelin işle ilgili tüm bilgilerine ulaşmayı mümkün kılan bu dosyalar çalışanların iş yerindeki faaliyetlerinin ve işle ilgili durumlarının özeti niteliğindedir. İş yerinde çalışan kişilerin evraklarının eksiksiz olması yasalar gereği önem taşır. Ayrıca çalışana ait güncel verilere sahip olmak çalışanları takip etmek açısından işletmelere fayda sağlar.
Çalışanların işle ilgili tüm ilişkisini ortaya koymayı sağlayan özlük dosyası birçok önemli evrak ve belgeden oluşur. Özlük işlemleri işe girişle birlikte başlarken işe devam sürecinde de personelden gerekli durumlarda pek çok ek evrak talep edilebilir. Çalışan hakkında her değişikliğin detaylı olarak kayıt altına alındığı dosyalar çalışanın, İK ekipleri tarafından değerlendirilmesinde önemli rol oynar. Peki, personel özlük dosyası nedir ve nasıl hazırlanmalı? Özlük dosyası içinde hangi belgeler bulunmalı? Bu yazımızda personel özlük dosyası hakkında bilmeniz gereken detayları öğrenebilirsiniz.
Özlük dosyaları, şirkette çalışmaya başlayan personelin işe giriş belgelerinin yanında çalışma süresi boyunca toplanan evrakların tümünden oluşur. İster büyük ister küçük ölçekli şirketler olsun tüm işletmelerde her bir personel için ayrı özlük dosyası bulunması zorunludur. Özlük dosyaları çalışanın işe başlamasıyla birlikte düzenlenir. Dosya içerisinde kişinin eğitim ve sertifika dokümanlarından özgeçmişine, sağlık raporlarından fotoğraf ve ikametgah detaylarına kadar pek çok evrak yer alır. Söz konusu dosyalar çalışanın kişisel bilgilerinin yanında çalışma süreci boyunca kurum tarafından düzenlenen belgeleri de içermelidir. Maaş zammı detayları, maaş bordroları, izinler ve raporlar özlük dosyalarında yer alması gerekenler arasındadır.
Özlük dosyasının kanunlarda belirtilen herhangi bir özel formatı bulunmaz. İşletmeler kendi şirket kültürüne göre çeşitli dosya ve formatlama seçeneklerinden yararlanabilir. Kırtasiyelerden alınabilecek dosyalar özlük dosyası şeklinde rahatlıkla kullanılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, kanunen gerekli tüm evrakların dosyada bulunmasıdır. Birçok şirket dijitalleşmenin gelişmesiyle birlikte özlük dosyalarını bilgisayar ortamında kategori klasörleri olarak tutar. Bu sayede dosyaların takibi ve saklanması daha kolay hale gelir.
Personel özlük dosyalarının kanunlarca belirlenen bir saklama süresi bulunur. İş Kanunu mevzuatlarına göre dosyaların düzenlenmesinden ve saklanmasından işveren sorumludur. İş kanunu uyarınca personel özlük dosyalarının saklanmasına dair belirli bir tarih aralığı yoktur. Ancak SGK mevzuatlarına göre bu dosyaların saklanma süresi en az 10 yıldır. İlgili süre boyunca yetkili makamlar tarafından belirli durumlarda talep edilen dosyaların 15 gün içinde ibraz edilmesi zorunludur. Çalışan özlük dosyasını herhangi bir sebeple düzenlemeyen işverenler yasalar gereğince idari para cezası ile karşı karşıya kalır.
Personel özlük dosyası içinde ilgili çalışanın kişisel ve işe ait evrakları yer alır. Söz konusu evrakların eksiksiz bir şekilde dosyada bulunması ve gerekli durumlarda evrak takibinin yapılması işveren açısından önem taşır. İşte özlük dosyasında yer alması gereken evrakların listesi:
· Çalışana ait 2 tane vesikalık fotoğraf
· İş başvuru formu
· Özgeçmiş
· İkametgah belgesi
· İşe giriş bildirgesi
· Nüfus cüzdanı fotokopisi
· Evli çalışanların eş ve çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopileri
· Adli sicil kaydı
· Sağlık raporu
· Erkek çalışanlar için askerlik belgesi
· Diploma fotokopisi
· Çalışana ait sertifikalar
Çalışanlar işe devam ettiği süre boyunca personel özlük dosyaları da İK ekipleri tarafından sürekli güncellenir. Çalışanın iş devamlılığı süresince dosyasında bulunması gereken belgeler şu şekildedir:
· Çalışanın katıldığı eğitim, workshop ve seminerler
· Yıllık izin formları
· Çalışanın imzaladığı aylık maaş bordroları
· Doğum ve emzirme durumlarında düzenlenen belgeler
· Unvan ve maaş değişikliğine dair belgeler
· Performans değerlendirme formu
· İş kazasına ait raporlar
Tüm bunlara ek olarak personel işten ayrıldığında da personel özlük dosyasına eklenmesi gereken birtakım belgeler bulunur. Söz konusu belgeler aşağıdaki gibidir:
· İstifa dilekçesi
· SGK işten ayrılma bildirgesi
· Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
· İhbarname
· Fesih bildirimi
· Çalışma belgesi
· Noter tasdikli bildirimler
Özlük dosyaları çalışanların tüm kimliğini ve iş sürecini gözler önüne seren detaylardan oluşur. Personel özlük dosyaları hatasız şekilde tutulduğunda çalışana ait tüm bilgilere hızla ulaşmaya yardımcı olur. Dosyaları hatasız bir şekilde toplamak içinse şu noktalara göre hareket edebilirsiniz:
İşe giriş aşamalarını başarıyla tamamlayan ve şirketteki herhangi bir pozisyonda işe başlamaya hazır olan personel adayından ad-soyad, adres, doğum tarihi, iletişim bilgisi ve SGK numarasını isteyerek kişiyle ilgili ilk işlemleri hızlıca başlatabilir, ardından kişiye özlük dosyasında olması gereken evrakların listesini verebilirsiniz.
Kişisel belgelerini tek tek toplayan ve İK departmanına teslim eden çalışanın özlük dosyasına gerekli belgeleri ekleyebilirsiniz. Sonraki adımda ise iş başvuru formu ve iş sözleşmesi evraklarını çalışana imzalatmak, çalışanı çalışma koşulları, şartları hakkında bilgilendirmek, gerekirse sözleşme yapmak önem taşır. Her iki tarafın da imzasının olduğu bu belgeleri titizlikle düzenlemek gerekir.
Çalışanın iş hayatı boyunca aldığı kurum içi eğitimler, seminerler ve bunlara ait katılım sertifikalarını personel özlük dosyasına eklemeye özen gösterin. Bunlar çalışanın ve kurumun niteliğini belirleyen ve performans değerlendirmesinde önem taşıyan dokümanlardır. Çalışanların gelişim durumlarını kayıt altına almak sağlıklı performans değerlendirmesine olanak tanır.
Çalışanların kıdem ve performans kaynaklı maaş artışlarını düzenli olarak izlemek bordro giderlerini daha iyi yönetmeye ve şirketin verimliliğine katkı sunar. Öte yandan maaş artışlarını izleyerek personel arasında adaletli bir maaş düzenlemesi yapmak da mümkün olur.
Personelin terfisi veya departmanlar arası transferi hakkında gerekli belgeleri düzenlemeye ve bunları uygun bir şekilde özlük dosyalarında muhafaza etmeye dikkat edin. Bunun yanında personelin aldığı disiplin cezalarını ve yaptırımları da titizlikle takip etmek ve ilgili evrakları düzenlemek olası yasal süreçler adına önemlidir.
Çalışan işten ayrıldığı zaman kişiyle ilgili istifa dilekçesi, ihtarname ve ödenmesi gereken tazminatları detaylı bir şekilde kayıt altına almaya dikkat edin. Personele ait tüm çıkış evraklarını ve maaş bordrolarını saklamayı unutmayın. Bu sayede yasal anlaşmazlık durumunda sorunsuz süreçler geçirebilirsiniz.
Personel özlük dosyası işlemleri İK departmanı için zorlu ve karmaşık süreçler anlamına gelebilir. İK çalışanlarının iş yükünü artıran işlemler departmanın verimini düşürürken yanlış tutulan kayıtlar ise işverene para cezası olarak dönebilir. Tüm bu süreci daha iyi yönetmek ve İK ekiplerinin iş yükünü hafifletmek için dijital özlük dosyası uygulamaları kullanabilirsiniz. Çalışanlara ait tüm kişisel evrakları dijital ortamda muhafaza ederek personelle ilgili detayları kolayca takip edebilirsiniz. Ayrıca özelleştirilebilir alanlar yaratarak çalışanlara ait ek bilgileri bu alana kaydetmek, personel yönetimini daha verimli hale getirmek de mümkün olur.
Shiftplanner’da personeliniz ile alakalı tüm belgeleri kolayca saklayabilir, gerektiğinde hızlıca ulaşabilirsiniz. Ayrıca, personelinizin vardiya, izin, mesai, terfi, transfer gibi işlemlerini Shiftplanner’da yönetebilir ve bu bilgilerin de otomatik olarak saklanmasını sağlayabilirsiniz. Firmanıza sağlayabileceğimiz katkıları öğrenmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
