Şirketlerin her türlü eylem ve faaliyetlerini otomatize etmek anlamına gelen iş süreci otomasyonu, kurum süreçlerini dijital hale getirerek insan kaynaklı hataları en aza indirme konusunda önemli faydalar sağlar. İşletmelerin her departmanında gün içinde yapılması gereken belirli rutin işler bulunur. Bu görevleri teknoloji yardımıyla otomatize ederek daha yönetilebilir hale getirebilir ve daha önemli işlere öncelik vererek zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz. İş süreci otomasyonu sayesinde pazarlamadan üretime, satıştan muhasebeye, satın almaya ve personel yönetimine kadar pek çok bölümde iş akışını daha etkin ve kolay bir şekilde yönetmek mümkün olur. Farklı görevler için tanımlanan otomasyon yazılımları işletmelere kaynak tasarrufunun yanında hız ve verimlilik kazandırır. Peki, iş süreci otomasyonu nedir ve hangi süreçler otomatize edilebilir? Bu yazımızda iş yönetim süreçlerini otomatize etmek için yapılabilecekler hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.
İngilizce’de “Business Process Automation” olarak adlandırılan iş süreci otomasyonu (veya iş akışı otomasyonu) işletmelerdeki iş süreçlerini tamamlamak için teknolojiden faydalanmak anlamına gelir. Minimum insan müdahalesi ile yürütülen süreçlerde çalışanların el emeği azaltılarak iş akışının dijital hale getirilmesi hedeflenir. İş akışı otomasyonu kurumların birçok departmanına uygulanabilir ve mevcut süreçlerin daha kolay izlenmesine, raporlanmasına ve analiz edilmesine olanak tanır. Tüm bunlar ise söz konusu süreçleri geliştirmeye ve fırsatlardan daha fazla yararlanmaya destek olur.
Şirket içi süreçlerin otomasyonu aşağıdaki örnekler gibi çeşitli durumları içerir:
· Şirket belgelerini dosyalama ve belgelerde gerektiği zaman değişiklik yapabilme
· Belgelerdeki değişiklikleri inceleme ve kolayca onaya sunma
· Belgelerde yapılan değişiklikleri ekibin her üyesi ile paylaşabilme
· Belge depolama ve kayıt tutma imkanı
· Süreçlerle ilgili raporlama ve analiz yapma olanağı
İş akışını dijital ortama taşımak süreçlerin kesintisiz ve daha hızlı şekilde ilerlemesinde rol oynar. Süreçleri otomatize etmek bilgiyi merkezi hale getirir ve şirket verilerinde artan bir şeffaflık imkanı sunar. Şirket verileri işletme içinde ilgili taraflarla eş zamanlı olarak paylaşılabilirken bilgi almak için yüz yüze temas zorunluluğu da ortadan kalkmış olur.
Şirketinizde iş süreçleri otomasyonu projesine başlamadan önce iş süreçlerinin nasıl işlediği ve hangi bölümlerin otomatize edilmesi gerektiğini belirleyerek kendinize bir süreç otomasyon haritası çıkarmanız gerekir. Şirketlerde süreç otomasyonu için şu adımları atabilirsiniz:
Kurumların iş süreçlerini otomatize etmek ilgili departmanlarda yapılan işlerin değişmesi anlamına gelir. İş otomasyon sürecinin şirketin hangi bölümlerinde kullanılması gerektiğini ekip olarak analiz etmek ve gerekirse otomasyon sürecinde adım adım ilerlemek süreç adaptasyonuna imkan tanır. Otomasyon projesi çalışanların görev tanımını yeniden oluşturacağı için bu konuda çalışanları bilgilendirmek ve onlara yeni görev ve sorumluluklar vermek gerekebilir. Bunun yanında yeni süreçle ilgili çalışanlara eğitimler vermek dönüştürücü sürecin daha hızlı ve etkin şekilde ilerlemesine yardım eder.
Kurumunuz için otomasyon proje ihtiyacınızı belirlerken mevcut sürecin tüm aşamalarına hakim olmak önemlidir. Otomasyonun gerektirdiği koşullara karşı hazırlıklı olmak iş kaybını ve iş akışının sekteye uğramasını önler. Proje yetkilileri ile ön toplantılar düzenlemek ve aşamalı geçiş operasyonlarıyla durum analizi yapmak kritik süreçlere daha kolay adapte olmaya imkan tanır. Buna ek olarak otomasyon sürecine en karmaşık bölümlerden başlamak yerine nispeten daha kolay işlerle geçiş yapmak adaptasyon açısından şirkete kolaylık sağlar.
Otomasyon projeleri şirketinizdeki departmanları ve işleyişi yeniden ele almanıza olanak sunar. Bununla birlikte iş yapış şeklinin nasıl daha verimli hale geleceği ve hangi süreçlerin rafa kaldırılması gerektiği de detaylı bir şekilde ortaya çıkmış olur. Bu yönüyle iş otomasyon süreçleri şirketin birçok noktada yeni fırsatlardan yararlanmasına ve aksayan yönleri iyileştirmesine yardım eder. Yeniden ele alınan süreçlerde mevcut aksaklıklar ortadan kalkarak daha akışkan ve hızlı yöntemler tercih edilebilir. Ayrıca süreç boyunca şirket hissedarlarının ve ortakların da görüşü alınarak yönetici bağlılığının artırılması mümkün olur.
Kurumunuzdaki birçok bölüme otomasyon projeleri ile daha hızlı ve sorunsuz bir işleyiş kazandırabilirsiniz. Bilgi teknolojileri, finans, muhasebe, İK, yönetim ve operasyon alanlarındaki iş süreçlerini otomatize ederek sık sık tekrar eden ve denetim gerektiren görevleri kolay hale getirebilirsiniz. İş süreçleri otomasyonu örnekleri aşağıdaki gibidir:
İK departmanlarındaki işe alım süreçleri başvuru formu doldurmaktan mülakat detaylarına, işe alım prosedürlerinden personel özlük dosyası oluşturmaya kadar bir dizi proses içerir. Her biri basit olan ancak titizlik gerektiren bu süreçleri otomatize ederek evrak işlerini çok daha kolay hale getirmek, süreçleri akıcı kılmak mümkündür. Otomasyon prosesleri sayesinde ilgili yöneticiler ve bölüm departmanlarını sürece dair güncel olarak bilgilendirebilir, tüm aşamaları kesintisiz bir şekilde ilerletebilirsiniz.
Teknolojinin gelişmesi ve siber tehditlerin yaygınlaşması kurum içi bilgi teknolojileri operasyonlarını da artırmış durumda. BT personelinin iş yükünü azaltmak ve basit çağrıları otomatize proseslerle başarılı şekilde sonuçlandırmak için süreç otomasyon projelerinden yararlanabilirsiniz. Otomasyon yazılımları ile gelen çağrıları otomatik olarak analiz edip sınıflandırabilir ve acil çağrılara öncelik vererek işleyişin daha sağlıklı yürümesine katkı sunabilirsiniz. Ek olarak kullanıcı sorunları ve hizmet güncellemeleri gibi görevler için yapay zeka destekli otomasyon araçları kullanarak BT departmanını daha verimli hale getirmek mümkün olur.
Şirketlerin pazarlama departmanları iş yükünün en fazla olduğu alanların başında gelir. Pazarlama ekiplerinin sorumlu olduğu basit ve rutin görevleri otomasyon araçları yardımıyla çözmek pazarlama süreçlerinin daha etkin hale gelmesini sağlar. Otomatik e-posta, SMS ve sosyal medya gönderileri oluşturabilir, otomatik pazarlama mesajlarıyla müşteri satış süreçlerini daha iyi şekilde yönetebilirsiniz. Ayrıca müşteri ilişkileri ve CRM bölümünde yararlanılan analiz araçları ile tüketici davranışlarını analiz edebilmek ve aksiyon planı oluşturmak gibi konular da pazarlama bölümünün üretkenliğine pozitif katkı sağlar.
İş süreçleri otomasyonu yazılımları en yeni teknolojiler kullanılarak tasarlanır ve firmalara bir dizi avantaj sunar. Süreç otomasyonu ile birlikte kurum içi üretkenliği ve performansı artırmak mümkün olur. İşte iş süreçleri otomasyonunun şirketlere faydaları:
· Süreç otomasyonu şirketin zayıf yönlerini açığa çıkarıp olası tasarruf noktalarının belirlenmesinde şirkete önemli faydalar sağlar.
· Otomasyon, iş süreçlerinde insan müdahalesini en aza indirdiği için tüm iş akışını sorunsuz bir hale getirir, iş gücü kaynaklı hatalar en aza iner.
· Manuel olarak yapılması gereken birçok iş ortadan kalkar ve şirketler kaynak tasarrufu sağlar.
· İş otomasyonu süreçler arasındaki beklemeyi minimum seviyeye indirir ve kurum içinde zamandan tasarruf edilmesine imkan tanır.
· Süreçler çalışanlardan bağımsız hale getirildiğinde şirketteki belirli kişilere olan ihtiyaç ortadan kalkar ve çeşitli bölümlerde daha özgür kararlar alabilmek mümkün olur.
Shiftplanner ile vardiyalı personel yönetim süreçlerinizi sistematik hale getirebilirsiniz. Bu sayede manuel yöntemlerde karşılaştığınız birçok sorunu aşabilirsiniz. Shiftplanner ile çalışanlarınızın vardiya, izin, mesai, destek, transfer gibi bir çok işinin planlama, paylaşma, takip etme, onaylama, raporlama ve arşivleme gibi tüm aşamalarını kolaylıkla yönetebilirsiniz. Ayrıca, Shiftplanner’da tüm yöneticileri ve çalışanları kullanıcı olarak oluşturabilir ve kendileriyle ilgili bilgilere ulaşmalarını ve işlemler yapmalarını sağlayabilirsiniz.
