İnternetin yeteneklerini artırdığı, bilgisayarların, mobil cihazların yaygınlaştığı, yazılımların ve sistemlerin daha fazla konuşulduğu dijitalleşme adımları, hayatımızda köklü değişimleri de beraberinde getiriyor. Özellikle iş yaşantısında teknolojinin etkisi ile temel iş süreçleri dijital dünyaya taşınırken performans, kalite ve hız işletmeler için fark yaratan kavramlar arasında yer alıyor. Teknolojiyle daha fazla gündeme gelen ERP yazılımları, dijitalleşmenin iş hayatında kullanıldığı, çıktılarının fark yarattığı sistemler olarak tanımlanıyor. Peki ERP nedir ve ERP yazılımları ne işe yarar? Siz de ERP sistemleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için detayları inceleyebilir, sorularınıza yanıt bulabilirsiniz.
ERP, İngilizcede “Enterprise Resource Planning” kelime öbeğinin baş harflerinden oluşan bir kısaltma olmakla birlikte Türkçe karşılığı “Kurumsal Kaynak Planlama” şeklinde açıklanabilir. ERP, işletmelerin temel iş süreçlerinde tüm kaynaklarının yönetilmesini ve otomatikleştirilmesini sağlayan sistemler ya da yazılımlardan oluşuyor. Finans, muhasebe, tedarik zinciri, insan kaynakları, üretim, pazarlama, lojistik gibi işletmelerin fonksiyonları ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkili tüm operasyonlar “ERP hangi alanlarda kullanılır?” sorusunun yanıtı niteliğini taşıyor. Burada ERP yazılımları sadece bir iş sürecinde kurgulanabildiği gibi tüm süreçlerin ortak bir şekilde yönetilebildiği tek bir platform olarak da tasarlanabiliyor.
ERP yazılımlarının çalışabilmesi için veri ve veritabanı olmak üzere iki önemli kavramdan bahsetmek gerekiyor. Dijital dünyanın en küçük yapı taşı olarak nitelendirilen veri, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımlarının temelinde yer alıyor. Herhangi iş sürecinde üretilen, kullanılan her bir bilgi ERP sistemi için veri anlamına geliyor. Örneğin; insan kaynakları biriminde işe alınan her bir çalışan için sisteme girilen veriler, muhasebe departmanında kesilen ya da alınan bir fatura; finans departmanında yapılan bir ödemeye ilişkin dekont, ERP yazılımları için veri olarak ifade ediliyor. Üretilen verilerin işlenmesiyle ya da doğrudan kullanılması ile elde edilen çıktılar, işletmelerde iş süreçlerinin dijital dünyaya aktarılmasında ve yönetilmesinde önemli bir rol oynuyor.
Veri tabanı kavramı ise ERP yazılımlarında üretilen verilerin doğrudan ya da işlenerek kaydedildiği dijital kaynaklar olarak tanımlanıyor. Yani; işletmenizde dijital dünyaya aktardığınız verilerin muhafaza edildiği dijital saklama alanları gibi düşünebilirsiniz. Bir başka deyişle dijital dünya öncesinde işletmelerde üretilen verilerin saklandığı dosyalar hatta bu dosyaların da muhafaza edildiği alanları veritabanı olarak ifade etmek mümkün.
ERP yazılımlarında verinin sisteme girilmesi ve girilen verilerin bir kaynakta yani veritabanında toplanması sürecin ilk adımları oluyor. Sonrasında kaynak ya da kaynaklar ile veritabanı arasında sağlanan veri iletişimi ve kullanılabilir çıktılar üretilmesi ERP yazılımlarının çalışma sürecini özetliyor. Bir örnek üzerinden ERP yazılımlarında veri, veritabanı ve veri akışı sürecini şöyle açıklamak mümkün:İş süreçlerinde ortak ya da her süreç için ayrı bir ERP yazılımı kullanan bir şirket düşünün. Bu şirket bir çalışanı işe aldığında bu çalışana ait veriler insan kaynakları birimi tarafından kullanılan ERP sistemi üzerinden oluşturularak ilgili veritabanına kaydediliyor. Çalışana dair oluşturulan bu veri finans ya da muhasebe biriminin maaş ödemeleri sürecinde kullanılabiliyor. Ya da üretim süreciyle ilgili ERP yazılımında bu çalışanın performansına ilişkin yeni veriler eklenebiliyor.
Artık her türlü bilginin veriye dönüşerek anlam kazandığı dünyada dijitalleşme işletmeler için bir seçim değil zorunluluk halini alıyor. İşletmelerin temel fonksiyonlarının dijitalleşmesini sağlayan ERP yazılımları da bu değişimde başrolü oynuyor. Dijital evrimle birlikte her bir iş sürecine özel ERP uygulamaları yerine işletmelerin tüm süreçlerini tek bir platform üzerinde bir araya getiren ve yönetilebilir kılan ERP yazılımları ön plana çıkıyor. ERP yazılımlarının işletmelere sağladığı avantajları ise üç başlık altında açıklamak gerekirse:
· Performans: ERP yazılımları, iş süreçlerinin doğru bir şekilde kurgulanmasında ve yönetiminde kısacası işletmenizin operasyonel performansını iyileştirmenize yardımcı oluyor.
· Etki: İş süreçleri arasındaki bağlantıları etkinleştirmenizi ve geliştirmenizi sağlıyor. Tüm süreçlerin bir kaynak üzerinden yönetilmesine, kontrol ve analiz edilmesinde büyük önem taşıyor.
· Hız ve çeviklik: ERP yazılımları ile verinin üretilmesi ve işlenmesi çok hızlı olacağı için iş akışınızın da aynı hızda ilerlemesini sağlıyor. Klasik yöntemlere göre süreçlerde ve iş akışındaki aksaklıkların tespit edilmesi, düzeltilmesi ve hatta önceden önlenebilmesi işletmelerinize çeviklik kazandırıyor.
· ERP yazılımının maliyeti: Dijitalleşmenin bir tercih olmak çıkarak zorunluluk olduğu günümüzde; işletmelerin süreçlerini dijital dünyaya taşıması kaçınılmaz bir hal alıyor. Bu aşamada ERP yazılımları, dijital dünyaya taşınma sürecinin ilk adımlarını oluşturuyor. Fakat bu durum işletmelerin ERP yazılımlarına kaynak ayırması zorunluluğunu da beraberinde getiriyor. Çoğu zaman rekabetin yüksek olduğu ticari hayatta, işletmeler aşamalı geçiş süreci ile ERP maliyetinin ağırlığından sıyrılabiliyor. Ancak bu aşamada da ihtiyaçların doğru önceliklendirilmesi ve planlamaların etkin bir şekilde yapılması büyük önem taşıyor.
· İşletmeniz için en doğru ERP yazılımının seçilmesi: Her geçen gün çeşitliliği artan ERP yazılımları, işletmelerin her türlü ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde tasarlanıyor. Hatta işletmelerin ihtiyaçlarına cevap vermesinin ötesinde artık yeni ihtiyaçlar yaratan ERP yazılımları da söz konusu. Bu aşamada tüm ihtiyaçlarınıza tek bir platform üzerinden yanıt veren ERP yazılımları ya da işletmenizde dijital dönüşümü aşama aşama yapmayı planladığınız durumlarda önceliklerinizin doğru belirlenmesi ve buna en uygun ERP yazılımının seçilmesi gerekiyor.
· ERP yazılımlarının entegrasyonu ya da tek platforma taşınma süreci: Dijitalleşme sürecini adım adım planlayan ve her bir departman için farklı ERP yazılımlarını kullanmayı tercih eden işletmelerin bu sistemlerin birbiri ile entegre bir şekilde çalışabilme özelliklerini gözetmesi gerekiyor. Bu tercihlerin doğru bir şekilde yapılmaması, operasyonel zorlukların yanı sıra daha yüksek maliyetle sistem yenileme ve tek platforma taşıma ihtiyaçları doğabiliyor. Özellikle de uzun yıllara yayılan dijitalleşme hamlelerinde hızla gelişen teknolojilerden kaynaklı olarak ERP yazılımlarının birbiriyle entegre çalışabilme ihtimalleri de azalıyor.
Klasik ERP yazılımları hızla gelişen teknoloji ve buna paralel değişen işletmelerin ihtiyaçları dikkate alındığında sorunların çözümü hususunda hantal veya kullanışsız kalabiliyor. Ya da bütünleşik olarak kullanılan ERP yazılımları, gereksiz uygulamalar ile ERP yazılımlarının maliyetlerini artırabiliyor. Bu aşamada işletmelerin ihtiyaçlarına doğrudan çözümler sunan ve tek bir soruna odaklanan ERP yazılımlarına ihtiyaç duyuluyor. Dijital dünyada küresel trendler de butik çözümler sunan alternatif yazılımları destekliyor. Bu sayede işletmeler ERP yazılımlarının maliyetlerini düşerebildiği gibi ihtiyaçlarını etkin bir şekilde ve alanında uzmanlaşmış profesyoneller tarafından hazırlanan yazılımlar ile giderebiliyor.
Vardiya yönetim süreçlerinin zorluklarına odaklanan web tabanlı bir yazılım olan Shiftplanner ile personel yönetiminizi daha kolay ve sistematik hale getirebilirsiniz ve bunu düşük maliyetler ile yapabilirsiniz. Shiftplanner ile çalışanlarınızın vardiya, izin, mesai, destek, transfer, doğum günü takibi gibi birçok işinin planlama, takip etme, onaylama, paylaşma, raporlama ve arşivleme gibi tüm aşamalarını yönetebilirsiniz. Ayrıca, geliştirmekte olduğumuz Shiftplanner Mobil PDKS ile çalışanlarınızın işe giriş-çıkış takibini de verimli bir şekilde sürdürebilirsiniz.
