Günümüz iş dünyasında çok farklı çalışma alanları vardır. Bu alanların bazılarında sabit çalışma saatleri ile çalışılır, bazılarında ise çalışma saatleri değişkendir. Değişken çalışma saatleri ile çalışmaya “vardiyalı çalışma” denir. Sabit çalışma sisteminde çalışanların işe giriş çıkış saatleri belli olduğu için bir planlama gerektirmez. Ancak vardiyalı çalışma sisteminde çalışanların çalışma saatleri sürekli olarak farklılık gösterir, bu nedenle iyi bir planlama ve yönetim gerektirir. Vardiyalı çalışma çoğunlukla üretimin ve hizmetin aksamaması adına uzun saatler boyunca çalışılan sektörlerde görülür. Bu sektörlerdeki firmalar fabrika, mağaza, kafe, restoran, otel, çağrı merkezi, hastane gibi çok farklı türde olabilir.
Vardiyalı çalışma sisteminin yönetimi farklı aşamalar içerir. Bu aşamaların her biri çok önemlidir, düzgün bir şekilde yönetilmediği takdirde hem çalışanlar hem de firma açısından olumsuz sonuçlar doğurabilir. Vardiya yönetim süreçleriyle ilgili olan esas departmanlar operasyon ve insan kaynakları departmanlarıdır. Ancak firmanın finans, muhasebe gibi departmanları da konuyla ilgili olabilir. Yüzyıldan uzun bir tarihi olan vardiya yönetimi için zaman içerisinde farklı araçlar kullanılmıştır. Geçmişte sıklıkla kullanılan vardiya defterleri zamanla yerini günümüzün en popüler iş yazılımlarından birisi olan Excel’e bırakmıştır. Excel her ne kadar çok gelişmiş ve birçok alanda kullanılan bir program olsa da, vardiya yönetim süreçlerine özelleşmemiş olması sebebiyle ilgili sürecin yönetiminde yetersiz kalmaktadır. Vardiya defterinin yerini zamanla Excel’e bırakması gibi günümüzde Excel de yerini vardiya yönetimine özelleşmiş araçlara bırakmaktadır. Peki, vardiya yönetimi nedir ve yeni nesil vardiya yönetimi araçlarının avantajları nelerdir? Gelin vardiya yönetimine dair merak edilen detayları birlikte inceleyelim.
Vardiya kelimesi İngilizce’de “shift” kelimesi ile ifade edilir ve shift kelimesi ülkemizde de sıkça kullanılır. Vardiya, shift, rota kelimeleri en sık kullanılan tanımalamalardır. Gün içinde uzun süreler açık olan iş yerlerinde vardiyalı çalışılır. Çünkü, bir kişiyi uzun süreler çalıştırmanın doğru olmadığı gibi bazı iş yerlerini kısa süreli çalıştırmak da doğru değildir. Örneğin, bir kafe, restoran, mağaza veya fabrikanın 09:00-18:00 gibi bir saat aralığında çalışması pek mümkün değildir. Kafe, restoran ve mağaza gibi işletmelerde 09:00-22:00 gibi çalışma saatleri sık görülürken fabrikaların 24 saat aralıksız çalışması normaldir.
Vardiya yönetim süreçleri planlama ile başlar, onay süreçleri, paylaşma, takip etme, raporlama ve arşivleme gibi aşamalarla devam eder. Bu aşamaların her biri çok önemlidir, aksaması durumunda birçok olumsuz sonuca sebebiyet verebilir. Ayrıca, vardiya yönetiminin sadece çalışanların işe giriş çıkış saatlerinin belirlenmesi olarak görülmemesi gerekir. İzin, mesai, destek, transfer, işe alım, işten ayırma gibi çeşitli durumlar da vardiya yönetim süreçlerine dahildir.
Yukarıdaki aşamaları ve işleri içeren vardiya yönetim süreçlerinde bir de dikkat edilmesi gereken çeşitli kurallar vardır. Bu kuralları iki başlık altında incelemek mümkündür. Birincisi, faaliyette bulunulan ülkenin koyduğu kurallardır. Örneğin, yasal çalışma süresi, mesai kısıtları gibi. İkincisi de firmanın kendisinin koyduğu kurallardır. Ardışık olabilecek vardiya sayısı, norm kadro ihtiyacı gibi. Vardiya planlama aşamasında tüm bu kriterlere dikkat etmek çok önemlidir.
Birçok firma vardiya planlarını haftalık yapar. Genelde içinde bulunulan haftanın sonlarına doğru bir sonraki haftanın planı yapılır. Firma türüne göre 2 haftalık veya aylık planlar da yapılabilmektedir. Ancak görüldüğü gibi, aralık ne olursa olsun önceden bir planlama yapmak gerekmektedir.
Vardiya planını genelde ilgili birimin yöneticisi yapar. Bu yönetici kendi birimiyle alakalı planlamayı yaptıktan sonra yöneticisine onaya gönderir. Yöneticisi vardiya planını inceledikten sonra uygun görmesi halinde onay verir, aksi bir durumda vardiya planında revize ister. Onay süreçlerinin mekanizması firmadan firmaya değişiklik gösterebilir. Bazı firmalarda tek kademeli bir onay varken bazı firmalarda iki, hatta üç aşamalı onay süreçleri olabilir. Onay süreci tamamlandıktan sonra ise vardiya planının paylaşılması gerekir.
Yöneticiler tarafından onaylanan vardiyalar hafta bitmeden çalışanlarla paylaşılmalıdır. Aksi bir durumda, ne zaman çalışacağını, ne zaman izin yapacağını bilmeyecen çalışanlar işe gelemeyecek ve birimdeki işleyiş aksayacaktır.
Planlanan, yöneticiler tarafından onaylanan ve çalışanlarla paylaşılan vardiya planının takip edilmesi de çok önemlidir. Çünkü, planlanana uymak her zaman mümkün olmayabilir. Bir çalışan hastalanabilir, gecikebilir veya aniden işten ayrılabilir. Bunlar gibi ani gelişebilecek birçok duruma karşı vardiyaların takip edilmesi gerekir. Bu takip hem ani durumlarda vardiya planını güncellemeyi hem de işe giriş çıkışların takibi konularını içerir. Değişen durumları anında plana yansıtmamak ve kaydetmemek ileride ciddi problemlere sebebiyet verebilir.
Vardiyalarında çalışan çalışanların maaş, yemek, yol gibi çeşitli hak edişleri olur. Bu hak edişlerin hesaplanabilmesi için de vardiya planlarından yola çıkarak çeşitli raporların oluşturulması gerekir. Bu raporları öncelikle birim müdürleri belli bir seviyeye kadar oluşturur ve insan kaynakları ile paylaşır. Tüm birimlerden ilgili raporları alan insan kaynakları ekipleri de final raporları oluşturur ve ilgili amaçlar için kullanır. Ayrıca, sadece hak edişlerin hesaplanması için değil, daha birçok konuda rapor oluşturmak operasyon ve insan kaynakları ekiplerini görevlerindendir.
Vardiya planları ve oluşturulan raporlar kullanıldıktan sonra silinmez. Gerektiğinde geriye dönük incelenebilmesi adına bir süre mutlaka saklanmalıdır. Ayrıca, bu veriler şirket için çok önemli olduğundan mümkünse hiçbir zaman silinmemeleri gerekir. Bu nedenle de bu dokümanların arşivlenmesi vardiya yönetim sürecinin son ama çok önemli aşamalarından birisidir.
Vardiya yönetiminin farklı aşamalarında farklı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçlar büyük oranda bu işe özelleşmemiş olduğundan istenilen faydayı sağlayamamaktadır. Dijitalleşmenin giderek arttığı dünyamızda her iş için özelleşmiş araçlar çıkmaktadır ve kullanımları yaygınlaşmaktadır. Vardiya yönetim süreçleri için özelleşmiş araçlar kullanıcılarına ciddi faydalar sağlamaktadır.
Bilgisayarların kullanımı yaygınlaşmadan önce vardiya planlama, arşivleme ve raporlama gibi aşamalar için vardiya defterleri sıklıkla kullanılmaktaydı. Bu defterde vardiya ve izinler işaretlenerek vardiya planı oluşturulurdu ve bu defterlerin saklanmasıyla arşivleme yapılırdı. Planlanmış vardiyalar incelenerek ilgili raporlamalar yapılırdı.
Teknolojinin yaygınlaşması ve bilgisayarların hayatımızda yer etmesiyle beraber hayatlarımız birçok açıdan kolaylaştı. Günümüzde çok farklı alanlarda sıklıkla kullandığımız Excel programı ise vardiya yönetim süreçlerinin de önemli bir parçası oldu. Çok farklı sektörlerden birçok firma vardiya yönetim süreçlerini çeşitli aşamalarında Excel kullanmaktadır.
Ayrıca, vardiya planlama aşamasını sözlü olarak sürdüren firmalar da günümüzde hala bulunmaktadır.
E-posta günümüzün en önemli teknolojilerinden birisidir. Vardiya onay süreçleri, izin yönetimi gibi birçok konu e-posta ile sürdürülmektedir.
Vardiya planlamaları Excel ile yapıldığında raporlamalar da bu Excel’lerden derlenerek yapılmaktadır. Vardiya planlama aşamasında ortaya çıkan onlarca, belki yüzlerce Excel belgesi incelenerek istenilen verilere ulaşılır ve birçok farklı rapor bu şekilde oluşturulur.
Excel halinde bulunan vardiya planları, raporlar ve daha birçok belge genelde kullanıcıların bilgisayarlarında veya online ortamlarda arşivlenir. İlgili belgelerin düzgün bir şekilde arşivlenmesi ve korunması yasal süreçler ve şirket hafızası için çok önemlidir.
Vardiya yönetim sürecinin farklı aşamalarında farklı araçların kullanılması çeşitli sorunlara yol açabilir. Bu sorunlar firmanın işleyişini, satışlarını, prestijini etkileyebilecek türde olabilir veya daha tehlikeli olarak yasal sorunlar da olabilir.
Vardiya planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken firma ve ülke bazında birçok kriter vardır. Tüm bu kriterlere uygun şekilde bir vardiya planı ortaya çıkarmak çok mümkün değildir. Özellikle, bu işi yapmakla yetkili kişiler başka birçok işi olduğu düşünüldüğünde optimum vardiya düzenini sağlamak çok daha zor hale gelmektedir. Optimum vardiya planı oluşturulamadığında çalışanlar mutsuz olabilir, üretim veya satış aksayabilir, müşteri memnuniyetsizliği oluşabilir.
Planlanan her vardiya ilk seferde onaylanmayabilir veya onaylanıp gerçekleşse bile revizeler gerekebilir. Bu gibi durumlarda tekrar tekrar onay süreçleri devreye girer. Onay süreçlerinde Excel belgelerinin e-posta ile yöneticilere gönderilmesi ciddi bir e-posta trafiği yaratır. Bunca e-posta arasında kaybolmak mümkündür. Bu durumda ise cevap vermeme, geç cevap verme gibi süreçlerin aksamasına sebebiyet veren çeşitli durumlar ortaya çıkabilir. Ayrıca, bir vardiya planının birden fazla kez onay sürecine girmesi durumunda en güncel vardiya planının ilgili herkeste olduğundan emin olmak gerekir, bu da pek kolay değildir.
Onaylanmış vardiya planları çalışanlar ile genelde WhatsApp ve benzeri araçlar ile paylaşılır. Bu tarz iletişim araçlarının kişisel olmasının yanında çeşitli iş gruplarının olması ve bu gruplardan paylaşımlar yapılması çalışan açısından can sıkıcı olabilmektedir. Ayrıca, ilgili iş gruplarında sadece vardiya planlarının değil, iş ile ilgili daha birçok şeyin paylaşılması nedeni ile bazı önemli bilgilerin gözden kaçması çok olasıdır.
Planlanan vardiyaların takibi, gerekli değişikliklerin yansıtılması ve ilgili kişilere bildirilmesi çok önemlidir. Takibin eksik yapılması veya gözden kaçması durumunda işleyişte, ödemelerde ve daha birçok durumda çeşitli sorunlar yaşanabilir.
Bir aksama olması durumunda en büyük sorunların yaşanacağı aşamanın raporlama aşaması olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Bir bilginin eksik yansıtılması, eksik veya yanlış hesaplama çalışanların maaş, prim, yemek, yol gibi hak edişlerini eksik almalarına sebep olur. Bu tarz hataların nadiren olması tolere edilebilen bir durum olabilecekken, sık tekrarlaması firmaya olan güveni azaltabilir, ayrıca çalışan ve firma arasında hukuki süreçlere de sebebiyet verebilir.
Vardiya planlarının, raporların düzgün versiyonlanmaması ve arşivlenmemesi de önemli sorunlara yol açabilir. Bir hukuki davada geriye dönük incelenen bir belgenin gerçekleşenden farklı olması sebebiyle haklı bile olunsa dava kaybedilebilir. Bunun yanında geriye dönük bir analiz yapılmak istendiğinde (örneğin, son 3 yılın Pazartesi günlerindeki vardiya durumlarına bakılmak istendiğinde) hatalı bir analiz yapılmış olur. Bu durumda şirketin geleceği ile alakalı doğru bir karar vermek pek mümkün olmaz.
Shiftplanner yeni nesil bir vardiya yönetim yazılımıdır. Web tabanlı olup internete bağlanabilen her cihazdan kullanılabilir. Vardiya yönetim süreçleri için gereken şeyleri tek bir yazılımda toplayarak işlerin daha kolay, hızlı ve verimli olmasını sağlar. Ayrıca, vardiya yönetim süreçlerinde ortaya çıkabilecek hataların da minimuma inmesini sağlar.
Birim yöneticileri Shiftplanner’da vardiyalarını planlar, tek tuşla yöneticilerine onaya gönderir, yöneticiler de tek tuşla vardiya planlarını inceler, reddeder veya onaylar. Onaylanan vardiyalar için ekstra bir şey yapmaya gerek kalmadan sistem tarafından otomatik olarak çalışanlara bildirim olarak iletilir. Gerektiğinde revize edilen vardiyalar için aynı süreçler basitçe tekrarlar. Raporlama aşamasında kimsenin ekstra bir iş yapmasına gerek kalmaz, puantaj, izin raporları, resmi tatil raporu ve daha birçok rapor sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Gerektiği zaman tek tuşla elde edilebilir. Tüm vardiya planlarının ve raporların en güncel halleri sistem tarafından otomatik olarak arşivlenir ve geriye dönük olarak istenilen bilgiye kolay bir şekilde ulaşılabilir.
Siz de Shiftplanner ile vardiya yönetim süreçlerinizi bir adım ileriye taşıyabilirsiniz. Daha detaylı bilgi almak isterseniz lütfen bizimle iletişime geçin.
