Kaizen felsefesi temel olarak sürekli ve küçük iyileştirmeleri kapsayan bir süreci ifade eder. Sürekli olarak devam eden küçük iyileştirmelerin sonunda büyüyerek işletmelerde büyük farklılıklar yaratacağına inanan felsefe, sistemlerin sürekli olarak optimize edilmesini sağlar. Bununla beraber Kaizen, güçlü bir iyileştirme kültürü oluşturmak için bütün çalışanların birlikte çalıştığı bir strateji ortaya koyar. Her ne kadar belirli bir anda sistem iyi çalışıyor gibi gözükse de her zaman küçük iyileştirmeler yapılabileceğine inanır. Bununla beraber toplam kalite yönetimi ile yalın üretim felsefelerinin temel ilkelerini benimseyerek iki başarılı üretim felsefesiyle uyum sağlar. Toplam kalite yönetimi, kaliteyi sürekli olarak iyileştirmeye odaklanırken yalın üretim, israfı ortadan kaldırarak verimliliği artırmayı amaçlar ve küçük iyileştirmelerle değer akışını iyileştirir. Kaizen de bu iki önemli felsefenin ilkelerinden yol çıkarak ikisinin olumlu taraflarını bir araya getirir.
Kaizen yaklaşımı atıkların azaltılmasına, güvenliğin artırılmasına, iş süreçlerinin basitleştirilmesine ve çalışanlarla müşterilerin memnuniyet seviyelerinin artırılmasına odaklanır. Ayrıca çalışanların fikirlerinin ve içgörülerinin sistem üzerinde çeşitli faydaları olduğuna odaklandığı için çalışanlarda da amaç duygusu geliştirir. Böylece çalışanların genel motivasyonunun artırılmasını sağlar. Süreçlerin sürekli olarak izlenmesini kapsadığı için hataların ya da israfların kolaylıkla tespit edilmesini sağlayan sistem, istenilen optimum çalışma ortamının elde edilmesini mümkün kılar. Bununla beraber Kaizen metodu uygulanması için işletmelerin örgüt kültürlerinde bazı değişiklikler yapmaları gerekir. Çalışanlar, bu sistemde oldukça önemli bir yere sahip olduğu için onların bir arada çalışması teşvik edilmeli ve fikir alışverişlerinin özgürce yapılması sağlanmalıdır. Ayrıca sihirli bir değnekle bütün problemlerin hızlı bir biçimde çözümlenemeyeceğinin de yöneticiler tarafından benimsenmesi gerekir.
Kaizen, süreç ne olursa olsun sistemlerin sürekli olarak iyileştirilmesine odaklanır. Gelişme ve iyileştirme üzerine kuruludur ve sık yapılan iyileştirmelerin zaman içinde büyüyeceğine inanır. Uygulama sırasında çalışanların yanı sıra yöneticiler ve bazı durumlarda müşteriler de sürece dahil olmalıdır. Herkesin katılımıyla ihtiyaç duyulan küçük iyileştirmelerin gerçekleşebileceğine inanan felsefe, bunun için birkaç prensip geliştirmiştir. Kaizen özellikleri itibariyle bütüncül bir yaklaşımı benimser ve çalışanların katılımına önem verir.
Japoncada “kai” kelimesi değişiklik yapmak ve “zen” kelimesi de daha iyi anlamlarına gelir. Kaizen de sürekli olarak değişiklik yaparak daha iyi sistemler oluşturmayı amaçlar. Kaizen yöntemi bu iyileştirmeyi 7 temel prensibi göz önünde bulundurarak gerçekleştirir.
Kaizen uygulamalarına geçmeden önce ilk olarak kuruluşta çalışanları da projeye dahil etmeniz gerekir. Çalışanların desteğini alarak projelerinizi sorunsuz bir şekilde yürütebilirsiniz. Kaizen uygulaması çalışanların katılımını gerektirir ve onların motive edilmeleri de sürecin doğru bir şekilde işlemesi söz konusu olduğunda oldukça önemlidir. Değişime ve dönüşüme direncin olmadığı bir çalışma ortamına ihtiyacınız vardır çünkü Kaizen sürekli olarak iyileştirmeler yapmayı amaçlar. Ayrıca işgücü ile liderler arasında da güçlü bir etkileşimin olması, sistemin işlemesi noktasında önem kazanır. Paylaşma ve raporlama, bu adımın önemli bir parçasını oluşturur.
Çalışanlarınızın geri bildirimlerini aldıktan sonra potansiyel fırsatların bir listesini çıkarmanız gerekir. Çok fazla sorun ve problem varsa listeler oluşturarak hangilerine öncelik vermeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz. Ayrıca incelemeler yaparak da sorunları tespit etmelisiniz. Belirlenen sorunlar giderilirse organizasyon daha verimli hale getirilebilir.
Sorunlar pazarlama departmanında, üretim hattında ya da finans departmanında olabilir. Herhangi bir süreç, iyileştirilmesi gereken noktalar içerebilir. Bununla beraber sorunları tespit ettikten sonra onları etkilerine ve kontrol edilebilirlik düzeylerine göre sıralamalısınız. Her ne kadar Kaizen bir kerelik bir işlem olmasa da başlangıçta küçük bir dizi sorunla başlamak daha sonraki gelişim aşamasında önemli olabilir.
Sorunları çalışanlarınızın desteğiyle tespit ettikten sonra çözümlerini geliştirmeye odaklanmalısınız. Bu noktada çalışanlar ve yöneticiler birlikte çalışabilir. Belirli bir soruna çözümler üretmek için beyin fırtınası yapabilir, düzenli toplantılar düzenleyebilir ve yaratıcı çözümler ortaya koyabilirsiniz.
Çözümü bulmak kadar uygulamak da oldukça önemlidir. Bununla beraber çözümleri geniş ölçekte uygulamaya başlamadan önce ilk olarak küçük bir alanda denemeler yapabilirsiniz. Özellikle büyük organizasyonlarda yeni bir çözüm önerisinin test edilmesi gerekir. Küçük adımlarla ve testlerle çözümünüzü uygulayabilir, testini gerçekleştirebilirsiniz.
Çözümü geliştirip denemeye tabii tuttuktan sonra kontrol etmelisiniz. Denetleme ve değerlendirme süreçleriyle çözümün durumunu, etkinliğini ve sistemi iyileştirip iyileştirmediğini gözlemlemelisiniz. Kontrol ve takip etme, Kaizen’in ana hedeflerinden biridir.
Belirlediğiniz çözümler uygulama ve kontrol aşamalarından geçemezse ilk adıma dönerek süreci tekrarlayabilirsiniz. En uygun çözüm üretilene kadar sürecin baştan başlatılması oldukça önemlidir. Bununla beraber eğer ortaya koyulan çözüm istediğiniz sonuçları veriyorsa, şirketin verimlilik seviyelerinde bir artışa neden oluyorsa o zaman standartlaştırma aşamasına geçmelisiniz.
Kaizen uygulamasının en iyi sonuçlarını standardizasyon ile alabilirsiniz. Standardizasyon, üretilen çözümün etkinliğinin bir kanıtıdır ve çalışanların moralini yükseltir. Bazı durumlarda enerjiden ve emekten tasarruf sağladığı için daha fazla üretkenlik seviyelerini de artırır.
Kaizen’in temel amacı sürekli olarak küçük iyileştirmeler yapmak olduğu için tek bir çözümle süreci bitirmemelisiniz. Bütün adımları tekrarlayarak yeni sorunlara yeni çözümler bulmayı denemelisiniz. Kaizen tekniği bu adımların şirket kültürüne yerleştiğinde israfın zamanla ortadan kaldırılacağını varsayar.
