İnsan kaynakları departmanının yürüttüğü konular arasında personel yönetimine ek olarak organizasyon şeması oluşturma da bulunur. Organizasyon şeması şirketlerde hassasiyetle hazırlanması gereken ve çalışanların sorumluluklarını anlatan bir planlamadır. Organizasyon şeması hazırlanırken kurumların iş hedefleri, soyut ve somut varlıkları tek tek gözden geçirilmeli, hiyerarşik yapı bütünsel bir şekilde ele alınmalıdır.
Şirket içinde yetki ve sorumlulukların dengeli bir biçimde dağıtılmasında, ast-üst ilişkisinin tanımlanmasında organizasyon şemasının önemi büyüktür. Organizasyon şeması konusunda sorun yaşayan şirketlerde iş aksamalarından personel görev dağılımlarına kadar birçok alanda problemlerle karşılaşmak muhtemeldir. Bu nedenle organizasyon şemasının ast-üst ilişkilerini açık ve şeffaf bir biçimde ortaya koymasına önem verilmelidir. Peki, organizasyon şeması nedir ve organizasyon şeması nasıl oluşturulur? Siz de şirketiniz için organizasyon şeması oluşturmayı düşünüyorsanız konu ile ilgili tüm detayları içeriğimizde bulabilirsiniz.
Organizasyon şeması şirket içindeki ast-üst ilişkisini, çalışan görev ve sorumluluklarını bütün olarak ele alan bir haritalamadır. Kurumlar için adeta bir iskelet sistemi görevi gören organizasyon şemasında çalışanların hiyerarşik dağılımı net bir şekilde tanımlanır. Stratejik yönetim açısından organizasyon şeması kurumlar tarafından oldukça değerlidir. Organizasyon şemaları şirket hakkında genel bir bilgi almak adına ilk başvurulan kaynaklardan biridir. Şirket ortakları, yatırımcılar ve üçüncü partiler ile olan ilişkilerde şirketi organizasyon şeması üzerinden rahatlıkla anlamak ve kişiler arasındaki ilişkiyi kavramak mümkün olur.
Organizasyon şemaları ile personellerin sınıflandırılması, çalışanların görev ve iş tanımlarının yapılması ile birlikte iş süreçleri içerisinde kime rapor verecekleri belirlenir. Organizasyon şeması insan kaynakları açısından da kritik öneme sahiptir. İK departmanları, söz konusu şemalar üzerinden herhangi bir işin tanımı, niteliği, sorumlulukları ve pozisyonun gerektirdiği kişisel özellikleri daha rahat bir şekilde tanımlayarak işe alım süreçlerine bu doğrultuda yön verebilir. İyi belirlenmiş bir organizasyon şeması ile şirketteki verimsizlikler rahatça görülebilir ve gerekli durumlarda iyileştirmeler yapılarak önlem alınabilir. Organizasyon şemasının varlığı resmi ilişkileri açıkça ortaya koyması bakımından faydalıdır. Net bir şema sayesinde çalışanların ve ekip üyelerinin iletişim kanalları ortaya konur ve şirketi içi iletişim daha akıcı olur.
Kurum içinde organizasyon şeması oluştururken şirketteki tüm birimleri ve işleri kapsayacak biçimde hareket etmek gerekir. Öncelikle şirket için gerekli tüm birimleri oluşturmak, ardından birimlerin görevlerini tanımlamak ve bunları kişilerle eşleştirmek gerekir. Günümüzde işletmelerin çoğunda organizasyon şeması oluşturulurken aşağıdaki birimlere yer verilir:
· Mali işler: Mali birimler kurumların en önemli yapılarındandır. Finans ve muhasebe işleri mali birimler tarafından yönetilir. Resmi dairelerle, diğer şirketlerle ve ortaklarla mali ilişkilerin düzenlenmesi, borç ve alacak tahsilatı ile faturalandırma gibi görevlerin tamamı bu birimin sorumluluğu altındadır. Yine banka ve vergi işlemleri, çalışan maaş ödemeleri de mali işlerin görevleri dahilindedir.
· İdari işler: Kurumların yönetiminden bilgi-işlem hizmetlerine, güvenlik ve servis işlerinden üretim faaliyetlerine kadar birçok konu idari işler altında toplanır. Şirketlerin iç işlerinin yürütüldüğü idari birimlerde kurumların bağlı olduğu ticaret odası ilişkileri ele alınır. KOBİ’lerde İK departmanlarına bağlı görevler de idari işler kapsamındadır.
· Üretim: Üretim birimi kurumların tüm üretim ve hizmet işlerinin yürütüldüğü bölümlerdir. Şirketlerin bel kemiği olarak düşünülen üretim birimleri personel ve iş verimliliğini artırmak adına çalışır. Üretim departmanları faaliyetlerini yürütürken çoğunlukla satış ve pazarlama bölümleri ile koordineli şekilde ilerler.
· Satın alma: Satın alma departmanları işletmelerin ham madde ve ürün tedariği faaliyetlerini yürütür. Satın alma birimleri genellikle mali işler bölümü ile eş zamanlı çalışır.
· Pazarlama: Pazarlama departmanları şirkete ait olan ürün ve hizmetin marka değerini artırmaya yönelik faaliyetlerde bulunur. Ürün ve hizmetlerin performans ölçümlemeleri, pazar araştırmaları pazarlama bölümü tarafından gerçekleştirilir.
· Satış: Satış birimi kurumun ürün ve hizmetlerini yurt içi ve yurt dışındaki müşterilerle buluşturur. Bunun yanında yeni satış kanalları bulma ve bayi ilişkilerini yürütme faaliyetleri de satış departmanlarının görevleri arasındadır.
Organizasyon şeması kurum içi emir komuta zincirini oluşturan çizelgeler olarak bilinir. Şirketler kurulum aşamasında organizasyonel yapıyı belirlerken organizasyon şeması örnekleri üzerinden ilerleyebilir. En çok kullanılan organizasyon şeması örnekleri şu şekildedir:
Fonksiyonel organizasyon yapısının odağında uzmanlaşma yer alır. İşletmedeki faaliyetler alanında uzman kişiler tarafından yürütülür. Söz konusu örgüt içerisinde İK, satış, pazarlama, üretim, finans ve AR-GE gibi bölümleri bulunur. Uyumlu ve esnek çalışma kültürünün benimsendiği fonksiyonel yapıda emirler her zaman hiyerarşik düzende ilerlemez. Bunun yerine emirler, görevler baz alınarak birimlere göre verilebilir. İşlerin akışkan bir şekilde ilerlediği bu yapının tek dezavantajı, uzman personelin görevden ayrılması ile işlerin sekteye uğraması ihtimalidir.
Her birim için ayrı bir organizasyon şeması olan bürokratik yapıda her çalışan duruma göre nasıl hareket etmesi gerektiğini bilir. Otoritenin en tepede konumlandığı bürokratik örgüt yapısında bilgi akışı en üstten aşağıya doğru gerçekleşir. Yöneticinin dominant konumda olduğu söz konusu yapılanma karar alma süreçlerinde hızlı ilerler. Ancak örgütte yaratıcı düşünme becerisi düşüktür ve değişikliklere uyum sağlama konusunda sıkıntılar oluşabilir.
Fonksiyonel organizasyon yapısının ardından en çok tercih edilen örgütlenme biçimi bölümsel örgütlenmedir. İlgili yapılanmada işler bölümlere ayrılır ve her birimin kendi departmanı olabilir. Görev ve sorumluluklar direkt olarak birimlere verilir. Bölümler arası iş birliği açısından avantajlı olan yapıda birimler arasında rekabet oluşma ihtimali ve uzman personel ihtiyacı gibi problemler bulunur.
Matrix örgütlenme karmaşık yapıdaki kurumlarda tercih edilir. Personelin bağlı olduğu departmanlar ve üstleri farklılık gösterir. Hem dikey hem de yatay organizasyon şemasının bulunduğu yapı büyük ve kapsamlı projelerde, gelişmiş teknoloji kullanımının gerektiği işlerde idealdir. Kaynakları esnek kullanabilen ve değişimlere hızlı yanıt veren örgütlenmede çalışanların iki yöneticiye karşı sorumlulukları bulunur.
Dikey ve yatay yapılanmanın görüldüğü takım organizasyon şeması yeni nesil örgütlenmelerden biridir. Genellikle yeni kurulan şirketlerde tercih edilen bu yapıda takım tüm şirket çalışanlarını ifade eder.
Son zamanlarda şirketlerde kullanılan bir diğer organizasyon yapılanması network organizasyon şemasıdır. İlgili yapılanmada yöneticiler harici ilişkileri yürütür ve kontrol eder. Şirketlerin tüm ürünlerini tedarik ettiği durumlarda genellikle network yapı hakimdir.
Dijital teknolojilerin gelişmesiyle ortaya çıkan sanal organizasyon yapısında tedarikçi ve tüketiciler sanal bir ilişki içerisinde faaliyetlerini yürütür. Fiziki bir temasın olmadığı bu örgütlenmede şirketler kendi niş pazarlarında faaliyet gösteren öncü kuruluşlar olabilir. Niş ürün maliyetinin düşük olduğu ve sanal raf alanının bulunmadığı sanal örgüt yapısında ortaklar kazanç, risk ve maliyetleri paylaşır. Teknolojik iletişim bağlantılarıyla ilerlenen iş süreçlerinde ekipler proje bazında birlikte hareket edebilir. Birlikte ürün tasarlayıp pazara süren ekip üyeleri proje bitiminde dağılır.
Siz de şirketinizin organizasyon şemasını şirket kültürü ve faaliyet alanınıza uygun biçimde belirleyerek, İK departmanının ve şirketinizin iş verimliliğini artırabilirsiniz. Shiftplanner ile organizasyon yapınızı bölge, şube, departman, alt departman gibi kategorilere ayırarak detaylı biçimde kurgulayabilir, bu yapıda çalışanlarınızın vardiya, izin, mesai işlemlerini planlayabilir, takip edebilir, paylaşabilir, arşivleyebilir ve raporlayabilirsiniz.
