İşletme kaynaklarının en ideal şekilde kullanımı, işletmenin varlığı ve sürdürülebilirliği açısından son derece önemlidir. Günümüzde pek çok şirket gelir-gider durumunu ve masraflarını kontrol etmek, hatasız şekilde yönetmek için masraf takibi yapan yazılımlara ihtiyaç duyar. Özellikle kurumsal firmalar ve şube sayısı fazla olan şirketlerde masraf takip programı ile işletmenin genel gelir-gider durumunu en güncel haliyle izlemek ve mali anlamda genel resmi görmek mümkün olur.
İster büyük ister küçük işletmeler olsun her şirkette masraf ve maliyetlerin titizlikle yönetilmesi gerekir. Masraf takibi yapmaya olanak sunan yazılımlar ise işletme giderlerini kolay, hızlı ve eksiksiz şekilde kayıt altına almaya ve takip etmeye imkan tanır. Şirketinizin büyüklüğüne ve sektörünüze göre en uygun masraf takip programını seçerek genel gelir-gider dengesini daha kolay şekilde yönetebilirsiniz. Peki, masraf yönetim programı nedir ve bu programı kullanmanın avantajları nelerdir?
Masraf yönetimi işletmelerin gelir-gider işlemlerini kayıt altına almak anlamına gelir. Şirketlerin muhasebe departmanlarında kullanılan masraf yönetimi programları ise şirkete ait tüm gelir-gider kayıtlarının dijital ortamda tutulmasına ve mali işlemlerin eksiksiz ilerlemesine yardımcı olan yazılımlardır. İşletmelerin muhasebe işlemlerini tüm detaylarıyla ve zaman damgalı olarak kaydeden programlar sayesinde şirketler kaynak kullanımını en doğru şekilde planlar. Bununla birlikte kaynaklarını tasarruflu olarak yönetebilen kurumlar doğru aksiyonlarla büyüme hedeflerine daha kolay ulaşır.
Günlük ve aylık işletme giderlerinin tek tek kayıt altına alınması tüm giderleri tek bir alanda görerek profesyonelce yönetmeye, raporlama yapmaya olanak tanır. Gelir-gider tablosunu titizlikle takip etmek şirketlerin doğru bütçe planlaması yapmasına katkı sunar. Masraf yönetimi programları gibi entegre araçlarla finansallara ve kaynaklara ait gerçek zamanlı veriler elde edebilir, piyasa maliyetlerinizi etkin şekilde yönetebilirsiniz. Kurum içinde belirli tarih aralıklarında gerçekleşen masraf ve harcamaları tek ekranda görerek gerekli aksiyonları alabilir, aynı zamanda ödemeleriniz sorunsuz bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Masraf ve giderlerin takibini yapmak güncel mali durum analizlerinden kaynak yönetimine kadar birçok noktada işletmeler için hayati önem taşır. İşte masraf yönetimi programı kullanmanın şirketler için önemi:
· Masraf yönetimi takip yazılımları şirketlerin gider kalemleri hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar. Şirket içi gider ve harcamaların deftere ya da Excel sayfalarına not alınması zamanla karışık durumlara ve hatalara neden olabilir. Özellikle işlem hacmi yüksek şirketlerde masraf takibi yaparken hatalar ve yanlış hesaplamalar ciddi sorunlara sebebiyet verebilir. Son teknolojilerle geliştirilen masraf takip uygulamaları sayesinde tüm gider kalemlerini tek bir yerde toplamak ve yönetmek mümkün olur. Böylece hem şirket yöneticileri hem de muhasebe yetkilileri tüm verileri güncel şekliyle inceleyebilir ve tüm detayları takip edebilir.
· Şirketlerin fiş ve fatura detaylarını muhasebe kayıtlarına eksiksiz bir şekilde girmesi şirket faaliyetleri ve yasal süreçler adına önem taşır. Cari hesaplarda oluşabilecek çeşitli yanlışlıklar şirketlerin kaynak kullanımını olumsuz etkilemesinin yanında yasal yaptırımlarla karşı karşıya kalmaya yol açabilir. Masraf yönetim programlarıyla gider kalemlerini tek tek tutmak yerine fiş ve fatura üzerinden ilerleyerek sisteme girişleri yapmak mümkündür. Hatta bazı programlarda fiş ve faturaların görselleri üzerinden de sistem kayıtları kolayca oluşturulabilir. Bu da muhasebe çalışanlarının iş yükünü azaltarak sorunsuz süreçleri beraberinde getirir.
· Masraf yönetim uygulamalarını tercih eden işletmeler kaynaklarını daha verimli olarak kullanabilme şansı yakalar. Söz konusu programlar işletmelerin tüm gelir-gider harcamalarını sürekli kayıt altına alır. Böylece şirketin en çok nelere harcama yaptığı ortaya çıkar ve gerekli durumlarda maliyet kontrolü sağlanabilir. Aynı zamanda tutarlı veriler sayesinde analiz ve raporlama süreçleri de hatasız bir şekilde ilerler.
Masraf takip programları şirketlerin gelir-gider dengesini yönetmenin yeni nesil yöntemlerindendir. Muhasebe işlemlerini kolay hale getiren araçlar şirketlerin finansal büyüme kaydetmesinde rol oynar. Bunun yanında masraf yönetim yazılımları ile faturalama sorunlarını ortadan kaldırmak ve şirkete rekabet avantajı kazandırmak da mümkün olur. Masraf yönetimi programı avantajları aşağıdaki gibidir:
Masraf yönetim programlarının temel avantajlarından biri işletmenin harcamalarının üzerinde kontrol sahibi olmaktır. Takip programları ile işletmenin genel giderlerinin yanında bölümlere ve kişilere göre harcama kalemlerini tek tek görüntüleyerek anlamlı verilere sahip olabilir, duruma göre aksiyonlar alarak giderleri azaltma yollarını deneyebilirsiniz. Muhasebe döneminin sonunu ve gerekli tüm hesaplamaları beklemeden geçmiş verilerle ele alınan genel durum analizi yapabilirsiniz.
Ticari defterler veya Excel sayfalarında yer alan veriler güncel analiz yapmanız için yeterli değildir. Bu da şirketinizin için gerekli önlemleri almanızı ve hızlı hareket etmenizi engeller. Manuel proje yönetim araçlarında veri girişi zahmetli ve karmaşıktır. Aynı zamanda bütçe kontrolü, planlama ve tahminler yapma konusunda da birçok yetersizlikle karşı karşıya kalabilirsiniz. Masraf takip programları bütçenizin daha görünür ve erişilebilir olmasına imkan tanır. Bu da planlanan ve gerçek harcamalar konusunda fikir sahibi olmanıza, anlık müdahalelerle hızlı sonuçlar almanıza yardım eder.
Masraf takip programları şirketin farklı bölümlerine ait mali durumlar hakkında anlamlı veri setleri sunar. Bu, sadece muhasebe ve finans departmanlarını değil, aynı zamanda satış, pazarlama ve üretim departmanlarını da analiz ve durum değerlendirmesi konusunda ortak noktada buluşturur. Aynı veri setini kullanan departmanlar çeşitli projelerin mali durumları hakkında bilgi sahibi olabilir. Bu da departmanlara değerlendirmeler yapabilme ve gerekli kararları alabilme yetisi kazandırır.
İşletmenin farklı departmanlarında gerçekleştirilen projelerde masraf takip araçları üzerinden bütçe planlaması yapmak mümkün olur. Proje için yapılacak gider planlaması, bütçeleme tahmini ve projeye özel maliyetlendirme senaryoları ile her departmanın kaynak kullanımını kontrol altına alabilir, ihtiyaç dışı gider ve harcamaların önüne geçebilirsiniz. Aynı zamanda departmanlar bazında gerçekleştirilmesi hedeflenen faaliyetleri ve tarih aralıklarını seçerek ölçeklenebilir projeler geliştirebilirsiniz.
Masraf takip programları fatura döngülerini kolaylıkla takip edebilmenizi sağlar. Sistem üzerinden faturalandırılmamış alacaklarınızı tespit ederek bunları kontrol altına alabilir ve fatura döngülerinizi kısaltarak alacaklarınızı daha hızlı tahsil edebilirsiniz. Fatura oluşturma ve biçimlendirme özelliklerini kullanarak faturalandırma adımlarını kolayca halledebilir, faturaları hızla onaylayabilir ve alacakları kaydedebilirsiniz. Tek bir yerden tüm fatura işlemlerinizi yönetmek muhasebe işlemlerinin verimli ilerlemesine imkan tanır.
İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir masraf maliyet programı edinerek gelir-gider dengenizi ve nakit akışınızı en iyi şekilde yönetebilir, müşteri memnuniyetini artırarak sektörünüzde rekabet avantajı kazanabilirsiniz. Bunun yanında sorunsuz muhasebe süreçleri sayesinde iş verimliliğinin yanında şirket itibarınızı da üst noktaya taşıyabilirsiniz.
Siz de işletmenizin dijital dönüşümünde önemli bir adım olan masraf yönetimi programlarını kullanarak şirketinizin geleceğine yatırım yapabilirsiniz. Buna ek olarak şirketinizin personel yönetimi için Shiftplanner’ı tercih ederek personelinizin aylık puantaj, fazla/eksik mesai, resmi tatil mesaisi gibi hak edişlerini kolayca hesaplayabilir, bordro hesaplamalarında kullanabilir ve dijital olarak saklayabilirsiniz. Böylelikle, işletmenizin en büyük gider kalemlerinden birisi olan personel giderlerini yönetmek sizin için zahmetsiz hale gelebilir.
